Książka serwisowa – dokumentacja nie tylko do przechowywania!

Dlaczego trzeba przechowywać książkę kasy fiskalnej

W przypadku kas rejestrujących, przechowywanie dokumentacji kojarzy się przede wszystkim z archiwizowaniem kopii każdego paragonu fiskalnego. Warto jednak przypomnieć, że to nie jedyny obowiązek, który wiąże się z użytkowaniem technologii sprzedaży. Właściciel urządzenia fiskalnego jest również zobligowany do przechowywania książki serwisowej swojej kasy. Czego konkretnie wymagają od podatnika przepisy?

Czym jest książka kasy fiskalnej?

Do każdej kasy rejestrującej, którą przedsiębiorca kupi u dystrybutora technologii sprzedaży, dołączona zostanie nie tylko instrukcja obsługi, ale także książka serwisowa. W przypadku zdecydowanej większości modeli, obydwa dokumenty znajdziemy w pudełku z urządzeniem fiskalnym. O ile posiadanie instrukcji obsługi przydaje się po prostu przy konfigurowaniu wybranych parametrów i funkcji kasy, o tyle przechowywanie książki serwisowej jest już regulowane polskimi przepisami. Przedsiębiorca musi posiadać tę dokumentację przez cały okres użytkowania danego urządzenia fiskalnego.

Warto o tym pamiętać, gdyż skutki braku książki serwisowej będą bardzo odczuwalne dla podatnika. Grozi to m.in. koniecznością zwrotu ulgi za zakup i instalację pierwszej kasy czy podważeniem poprawności rejestrowanego obrotu. Co więcej, serwisant odmówi wtedy wykonania przeglądu technicznego. Dlatego np. w sytuacji zgubienia czy utraty książki serwisowej, przedsiębiorca jest zobligowany do natychmiastowego poinformowania o tym fakcie Urzędu Skarbowego. Następnie należy wystąpić z odpowiednim wnioskiem do producenta kasy rejestrującej. Tylko w ten sposób można bowiem uzyskać duplikat książki serwisowej danego urządzenia.

Ważne informacje o urządzeniu i przeglądach technicznych

Nie bez powodu obowiązki użytkownika kasy fiskalnej obejmują także konieczność archiwizowania książki serwisowej. Początkowo w dokumentacji tej będą się znajdowały podstawowe informacje na temat konkretnego urządzenia (nazwa modelu, producent, numer fabryczny i unikatowy). Później w książce serwisowej zostaną umieszczone dane dotyczące przedsiębiorcy oraz firmy odpowiedzialnej za serwisowanie kasy rejestrującej. A na tym nie koniec…

Aktualnie jedynie książka serwisowa konkretnego urządzenia jest źródłem informacji na temat wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych. Wiadomo już, że w przyszłości organy skarbowe zyskają taką wiedzę również za pośrednictwem rejestru zdarzeń w Centralnym Repozytorium Kas. Informacje z systemu teleinformatycznego MF będą jednak dotyczyły wyłącznie urządzeń fiskalnych online. Poza tym, nowe regulacje prawne nie zniosą obowiązku przechowywania prawidłowo wypełnionej książki serwisowej. Dlatego też warto pilnować nie tylko terminów przeprowadzania przeglądów technicznych kasy, ale także tego, czy w omawianej dokumentacji pojawiły się wpisy na ten temat. A umieszczenie adnotacji w książce urządzenia jest zadaniem serwisanta, który wykona obowiązkowy przegląd.

1 Comment

  1. Mateusz

    Ostatnio akapit dość istotny, dzięki za informację!

    Reply

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Rozwiąż CAPTCHA *